前言
信息技術(shù)的發(fā)展，伴隨企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的紛紛建設(shè)，提升業(yè)務(wù)處理效率的同時(shí)，也將企業(yè)的整體主價(jià)值鏈流程分成了一段一段的業(yè)務(wù)子流程，很多情況下存在數(shù)據(jù)上報(bào)延遲、業(yè)務(wù)協(xié)作不順暢、計(jì)劃反饋不及時(shí)、庫存積壓占資多……都可以從數(shù)據(jù)入手去解決。
關(guān)注數(shù)據(jù)的產(chǎn)生與打通，打通的是什么？是業(yè)務(wù)流程；
開展數(shù)據(jù)的清潔與貫通，貫通的是什么？是業(yè)務(wù)流程；
基于數(shù)據(jù)的信息流的貫通，是企業(yè)業(yè)務(wù)狀態(tài)透明可視的基礎(chǔ)工作。
“財(cái)務(wù)一張表”場景
在當(dāng)今競爭激烈的商業(yè)環(huán)境中，企業(yè)成功的關(guān)鍵在于對運(yùn)營數(shù)據(jù)的深刻理解和及時(shí)應(yīng)對。
xx集團(tuán)總部正是基于這一深刻理解，傾力打造了一套運(yùn)營監(jiān)控系統(tǒng)，致力于全面、實(shí)時(shí)且精準(zhǔn)地收集并追蹤集團(tuán)下屬二級子集團(tuán)單位的各項(xiàng)運(yùn)營指標(biāo)及重大項(xiàng)目進(jìn)程，以期真正落實(shí)“數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)管理、決策與創(chuàng)新”的理念，有效提升整體運(yùn)營表現(xiàn)。
其中，財(cái)務(wù)板塊作為集團(tuán)運(yùn)營分析中重要的一部分，作為xx集團(tuán)總部的管控重點(diǎn)，需要下屬二級子集團(tuán)給xx集團(tuán)總部上報(bào)“財(cái)務(wù)七階段”數(shù)據(jù)，分別為預(yù)付款、設(shè)計(jì)款、進(jìn)度款、到貨款、安裝款、投運(yùn)款、質(zhì)?？睢?/span>
二級子集團(tuán)也需要收集三級成員單位的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，由二級子集團(tuán)整理為“一張表”后上報(bào)給XX集團(tuán)總部。
“財(cái)務(wù)一張表”怎么收集數(shù)據(jù)
xx集團(tuán)總部需要收集下屬5個(gè)子集團(tuán)的財(cái)務(wù)七階段數(shù)據(jù)，每個(gè)子集團(tuán)下屬仍有幾十家三級成員單位，涉及到從各自的三級成員單位財(cái)務(wù)部、營銷部收集相關(guān)明細(xì)數(shù)據(jù)。
目前集團(tuán)“財(cái)務(wù)一張表”的數(shù)據(jù)收集與上報(bào)流程，如下圖所示：
數(shù)據(jù)收集包括系統(tǒng)填報(bào)和線下收集兩種，存在以下問題：
問題一：不同部門重復(fù)錄入的數(shù)據(jù)存在不一致，需要線下對比，整合
七個(gè)階段的數(shù)據(jù)填寫涉及成員單位的不同部門：市場部負(fù)責(zé)填寫階段1數(shù)據(jù)，項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)填寫階段2數(shù)據(jù)，……，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)填寫階段7數(shù)據(jù)。所有階段中均存在基礎(chǔ)信息字段（合同號、工程號、項(xiàng)目名稱等），財(cái)務(wù)部門與市場部門均對基礎(chǔ)信息字段進(jìn)行了維護(hù)，存在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不一致問題。
問題二：數(shù)據(jù)質(zhì)量差，在不規(guī)范數(shù)據(jù)的核查、更改上耗費(fèi)精力較多
基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)通過多部門人工填寫，填寫內(nèi)容未進(jìn)行約束，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不一致問題頻發(fā)，存在大量人工核查數(shù)據(jù)質(zhì)量的工作量，數(shù)據(jù)上報(bào)效率低下。例如：組織架構(gòu)、項(xiàng)目等主數(shù)據(jù)填寫不一致、不規(guī)范的問題頻繁出現(xiàn)。
• 組織基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：存在行政組織名稱中英文括號混用，名稱手動(dòng)填寫“有限公司”、“責(zé)任公司”等，不規(guī)范數(shù)據(jù)占比15%。導(dǎo)致無法歸集到xx集團(tuán)總部已有的組織統(tǒng)計(jì)維度中，致使上報(bào)不成功，被打回重填。
• 合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：①合同號存在未填寫、漢字等問題，不規(guī)范數(shù)據(jù)占比約5%；②合同簽訂日期格式不規(guī)范。在通過合同號查找之前的累計(jì)開票金額時(shí)，為空及不規(guī)范的情況將直接導(dǎo)致xx集團(tuán)總部在關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)時(shí)出錯(cuò)，致使統(tǒng)計(jì)結(jié)果不準(zhǔn)確。
問題三：數(shù)據(jù)填報(bào)不及時(shí)，影響收集時(shí)效性，每月將耗費(fèi)一周才能完成數(shù)據(jù)整合
數(shù)據(jù)填報(bào)涉及多家子集團(tuán)的多家三級成員單位的財(cái)務(wù)部、營銷部、項(xiàng)目管理部等，由于線下郵件方式收集，填報(bào)狀態(tài)及進(jìn)展不透明，常常三級成員單位填報(bào)不及時(shí)影響二級子集團(tuán)給xx集團(tuán)的最終上報(bào)時(shí)間，影響集團(tuán)總部給二級單位的評價(jià)。
如何獲取“財(cái)務(wù)一張表”數(shù)據(jù)
為解決二級子集團(tuán)、三級成員單位在財(cái)務(wù)七階段數(shù)據(jù)上報(bào)中存在的問題，改進(jìn)目前填報(bào)流程，如下圖所示：
1. 打通財(cái)務(wù)七階段的“一張表”建立
將分散的七個(gè)階段報(bào)表進(jìn)行合并，形成財(cái)務(wù)七階段一張表，徹底規(guī)避基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)重復(fù)錄入問題。
2. 基于填報(bào)平臺內(nèi)置質(zhì)量校驗(yàn)規(guī)則
每個(gè)二級子集團(tuán)建立專門的組織，制定管理制度和績效考核，確保主數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。
統(tǒng)一數(shù)據(jù)填寫標(biāo)準(zhǔn)，確保16個(gè)關(guān)鍵字段的準(zhǔn)確性和一致性，并對組織、項(xiàng)目類主數(shù)據(jù)制定了詳盡的標(biāo)準(zhǔn)體系，涵蓋了屬性標(biāo)準(zhǔn)、編碼規(guī)則、數(shù)據(jù)字典以及數(shù)據(jù)質(zhì)量判定準(zhǔn)則等。并將枚舉值嵌入到填報(bào)平臺中，完成了內(nèi)置16項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)填報(bào)驗(yàn)證規(guī)則，確保數(shù)據(jù)在源頭規(guī)范化處理。
3. 填報(bào)平臺內(nèi)置了從子集團(tuán)到三級成員單位的填報(bào)流程
梳理各子集團(tuán)中三級成員單位針對“財(cái)務(wù)一張表”的填報(bào)部門與人員，在填報(bào)平臺中固化填報(bào)流程，串聯(lián)各部門間的協(xié)同作業(yè)，讓數(shù)據(jù)填報(bào)及確認(rèn)按照內(nèi)嵌的流程開展，各部門協(xié)同更加高效。同時(shí)，“財(cái)務(wù)一張表”全部實(shí)現(xiàn)線上化填報(bào)，全面提升了企業(yè)數(shù)據(jù)填報(bào)質(zhì)量與效率。
“財(cái)務(wù)一張表”的建設(shè)成效
如今，通過將分散的七階段報(bào)表合并形成七階段“一張表”，對于使用該數(shù)據(jù)的xx集團(tuán)總部來說保證了數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性及及時(shí)性，這些改革措施也帶來了顯著的成果。
方案實(shí)施后，數(shù)據(jù)上報(bào)的成功率由原先的40%提升至90.3%，數(shù)據(jù)上報(bào)效率由原先的一周縮短到現(xiàn)在的一天，既方便又準(zhǔn)確地獲取到了子集團(tuán)的財(cái)務(wù)運(yùn)營數(shù)據(jù)，輔助集團(tuán)開展決策。與此同時(shí)，子集團(tuán)也率先拉通三級成員單位策劃并成立了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)專項(xiàng)治理工作組，開展了子集團(tuán)管控三級成員單位的各項(xiàng)經(jīng)營數(shù)據(jù)所依賴的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)治理。
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