[物料數(shù)據(jù)管理]如何縮短采購周期、確保庫存積壓不嚴(yán)重、降低庫存占用成本
2023-03-15 18:04:51
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制造業(yè)企業(yè)中，物料是貫穿設(shè)計(jì)、采購、生產(chǎn)、庫存、銷售等各個(gè)環(huán)節(jié)的，如何縮短采購周期、確保庫存積壓不嚴(yán)重、降低庫存占用成本等常常是物資部采購員、主管頭疼的問題。
場景一：“能不能合并啊”
在某個(gè)多事業(yè)部的生產(chǎn)企業(yè)中，兩個(gè)事業(yè)部分別發(fā)起了看似同一種物料的采購申請(qǐng)。
兩個(gè)申請(qǐng)中的物料名稱、規(guī)格都一樣，采購員本想按照一個(gè)訂單采購，這樣庫存好控制、訂單好處理、采購周期短。
但這兩個(gè)申請(qǐng)中物料的編碼、類別又不同，想要合并處理需要兩個(gè)事業(yè)部的設(shè)計(jì)人員叫到一起開會(huì)確認(rèn)，下單晚了又耽誤生產(chǎn)進(jìn)度。
到底要不要合并處理？能不能合并處理？采購員非常困惑。
場景二：“能不能從設(shè)計(jì)端避免買不到的物料?。?rdquo;
在某型號(hào)研制的主機(jī)廠中，有兩個(gè)型號(hào)的產(chǎn)品分別選用了不同年份技術(shù)條件的同一種物料。
多年前的產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件中原材料的技術(shù)條件屬于當(dāng)年技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，即使國家對(duì)該物料的技術(shù)條件標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了迭代，設(shè)計(jì)文件也很難更改。新設(shè)計(jì)的文件則會(huì)使用最新技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。
但采購物料時(shí)市面上通常只使用最新技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，按照老的標(biāo)準(zhǔn)無法購買原材料。新舊技術(shù)條件共存，采購員需要進(jìn)行新舊轉(zhuǎn)換才能購買，影響采購效率。
場景三：“如何降低采購庫存？”“如何精簡人員？”“如何縮短采購周期？”
物資部主管面臨這樣的困擾：
隨著公司精益管理推行，降本增效已是供應(yīng)鏈部門的核心指標(biāo)：
1）庫存期量不準(zhǔn)，最低庫存到底定多少合適，到底存在多少重復(fù)備料等，已成為解決庫存積壓的關(guān)鍵問題；
2）由于業(yè)務(wù)拓展新成立了一個(gè)事業(yè)部，又需要配備2名采購員、庫管員，再招聘？采購員已經(jīng)四五十個(gè)了，還不夠，采購訂單處理也沒有這么大量的工作啊，是不是按照事業(yè)部劃分采購職能分工不合理？
3）采購不及時(shí)也是老大難，除了供應(yīng)商質(zhì)量評(píng)價(jià)以外，如何通過自身物料精細(xì)化管理解決物料復(fù)用及靈活調(diào)撥？
……
解決方案
措施一：統(tǒng)一分類
場景一中，多個(gè)事業(yè)部提出的采購需求無法合并采購的主要原因是物料分類不統(tǒng)一，其實(shí)技術(shù)條件、規(guī)格等確實(shí)是指向了同一種物料。各事業(yè)部有自己習(xí)慣使用的物料分類體系，物資部為了兼容不同事業(yè)部的物料采購需求，將多個(gè)事業(yè)部的物料分類進(jìn)行了合并（而沒有去重），導(dǎo)致物資目錄中同一材料經(jīng)常出現(xiàn)在不同的分類中。
組織各事業(yè)部設(shè)計(jì)主管、物資部采購主管、質(zhì)量檢驗(yàn)主管、財(cái)務(wù)主管等重新制定物料分類標(biāo)準(zhǔn)，把多個(gè)分類體系合并成了一套，并且按照新分類歸集了已有物料對(duì)重復(fù)物料進(jìn)行了專題溝通去重/停用，尤其是對(duì)各級(jí)分類下應(yīng)該歸屬哪些物料進(jìn)行了詳細(xì)備注說明，以防出現(xiàn)歸類錯(cuò)誤。
措施二：物料優(yōu)選
同樣地，組織設(shè)計(jì)部門、采購部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門相關(guān)人員，對(duì)已有物料進(jìn)行盤點(diǎn)及合并處理，建立物料優(yōu)選庫，物料優(yōu)選庫中保留最新技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)物料，減少采購員轉(zhuǎn)換新舊技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的工作量。當(dāng)需要在優(yōu)選庫中新增物料時(shí)，需由設(shè)計(jì)員發(fā)起，由目錄員、庫管員、檢驗(yàn)員等同步審核，保證各方人員及時(shí)知悉物料優(yōu)選庫最新范圍。
措施三：流程優(yōu)化
首先改變物資管理部按照事業(yè)部配備采購員的現(xiàn)狀，改為按照統(tǒng)一的物料分類分配管理員的方式，一個(gè)人可以對(duì)接來自多個(gè)事業(yè)部的該類物料需求，合并后開展后續(xù)采購業(yè)務(wù)；
其次物資目錄的維護(hù)當(dāng)某一個(gè)事業(yè)部發(fā)起時(shí)，需要其他各事業(yè)部進(jìn)行審閱會(huì)簽，完成后方可生效；確保物資目錄在各事業(yè)部的共用性。
建設(shè)成效
通過重新歸類、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化、維護(hù)流程優(yōu)化等，將物料數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化管理，再聯(lián)合業(yè)務(wù)部門開展數(shù)據(jù)清洗，形成各項(xiàng)物料標(biāo)準(zhǔn)庫與優(yōu)選庫，有效支撐了設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)、采購環(huán)節(jié)、倉儲(chǔ)環(huán)節(jié)、檢驗(yàn)環(huán)節(jié)等的打通與業(yè)務(wù)開展。
某生產(chǎn)單位，物料數(shù)據(jù)管理前后對(duì)比如下：
近一半數(shù)據(jù)的整合與清洗，形成了規(guī)范了物料優(yōu)選庫，規(guī)范了設(shè)計(jì)人員選用物料，降低了采購人員拆解技術(shù)要求信息、映射統(tǒng)一采購碼等工作，采購周期縮短近20%，促進(jìn)了高效的生產(chǎn)節(jié)奏。
某研究所，物料數(shù)據(jù)管理前后對(duì)比如下：
近2/3數(shù)據(jù)的整合與清洗，制定了詳細(xì)的業(yè)務(wù)影響分析及轉(zhuǎn)庫策略，在途物料沿用、沒有在途的直接轉(zhuǎn)庫停用、停用后軍方問題追溯應(yīng)對(duì)方案等，首批轉(zhuǎn)庫完成后，涉及庫存占用資金近千萬元。
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