物料主數(shù)據(jù)典型案例 | 以SRM分類為準(zhǔn)？物料分類怎么選
2022-09-06 09:23:24
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某企業(yè)是知名的能源生產(chǎn)制造企業(yè)，涉及能源相關(guān)的多個(gè)產(chǎn)品及解決方案。隨著企業(yè)信息化建設(shè)不斷發(fā)展，優(yōu)化業(yè)務(wù)效率、提升產(chǎn)品質(zhì)量、增強(qiáng)業(yè)務(wù)協(xié)同是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要任務(wù)。
作為最基本、最底層的企業(yè)資源，物料在研發(fā)、生產(chǎn)、采購(gòu)、物流等各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)被深度使用。該企業(yè)物料目前共分為6大類，包括了生產(chǎn)材料、設(shè)備、輔材、備品備件、廢舊物資、物流物資，存量約40多萬(wàn)條，其中有效數(shù)據(jù)約20多萬(wàn)條。
多達(dá)一半的“靜止”數(shù)據(jù)是如何產(chǎn)生？又給業(yè)務(wù)人員帶來(lái)了什么煩惱？我們聽(tīng)聽(tīng)業(yè)務(wù)人員是怎么說(shuō)的。
#業(yè)務(wù)人員的心聲#
研發(fā)員：在試驗(yàn)階段，有些物料迫切需要采購(gòu)但在物料庫(kù)里還不存在這個(gè)物料時(shí)，需要先走物料申請(qǐng)流程（至少花費(fèi)三天），為了不耽誤研發(fā)進(jìn)度，只能用一個(gè)以前的物料編碼提采購(gòu)需求，在備注上標(biāo)注真正需要采購(gòu)的物料。
編碼員：目前我們有7位編碼員負(fù)責(zé)全企業(yè)物料的創(chuàng)建，每人每月要?jiǎng)?chuàng)建一千多個(gè)編碼，幾乎所有的工作時(shí)間都花在創(chuàng)建與核對(duì)編碼，無(wú)法投入更有價(jià)值的工作中。并且編碼規(guī)則復(fù)雜多樣，極易出錯(cuò)，比如2020年5月份曾發(fā)生過(guò)500多個(gè)編碼創(chuàng)建錯(cuò)誤，引發(fā)物料大量錯(cuò)采。
采購(gòu)員：我們接收到的物料采購(gòu)申請(qǐng)單不一定是實(shí)際要采買的，申請(qǐng)單上的備注信息又可能不完整不清晰，此時(shí)需要與需求方進(jìn)行線下溝通，影響采買效率，有時(shí)還會(huì)存在采購(gòu)錯(cuò)誤的情況。
倉(cāng)管員：倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)各類物料的編碼規(guī)則對(duì)編碼進(jìn)行截取，根據(jù)特定位數(shù)信息將物料推選到對(duì)應(yīng)的庫(kù)位上，當(dāng)物料編碼生成不對(duì)時(shí)，需要我們根據(jù)物料實(shí)際情況再次調(diào)整庫(kù)位。
生產(chǎn)員：拿著領(lǐng)料單去庫(kù)房領(lǐng)取物料時(shí)，倉(cāng)管員根據(jù)料號(hào)進(jìn)行查找物料可能會(huì)存在庫(kù)存不足無(wú)法領(lǐng)料的情況，有時(shí)倉(cāng)管員會(huì)說(shuō)：“這些物資庫(kù)房還有但是跟你的料號(hào)不同，這種時(shí)候我也不敢隨意給你也不敢隨意領(lǐng)用”，只能重新提交采購(gòu)申請(qǐng)。
……
調(diào)研現(xiàn)狀：物料數(shù)據(jù)在業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)中的現(xiàn)狀
01、以SRM分類為準(zhǔn)申請(qǐng)物料，造成歸類錯(cuò)誤
業(yè)務(wù)過(guò)程中，物料分類包括SRM分類（采購(gòu)維度的分類）、庫(kù)存分類、財(cái)務(wù)分類等；現(xiàn)行的規(guī)范中，設(shè)計(jì)人員需要按照SRM分類開(kāi)展物料新增及部分物料的采購(gòu)申請(qǐng)工作，容易出現(xiàn)“分類選錯(cuò)”被審核人員駁回，造成申請(qǐng)周期變長(zhǎng)；相關(guān)流程如下：
物料屬性未結(jié)構(gòu)化，采購(gòu)及領(lǐng)料環(huán)節(jié)不能準(zhǔn)確識(shí)別物料。如下圖所示，通過(guò)物料描述識(shí)別相似物料。
03、缺乏物料停用機(jī)制，造成呆滯庫(kù)存及存貨資金占用
各部門對(duì)于物料停用規(guī)則定義不一致：1）研發(fā)部門對(duì)庫(kù)存呆滯10個(gè)月以上、并未再提新的采購(gòu)申請(qǐng)的物料，則可以停用；2）生產(chǎn)及采購(gòu)部門對(duì)18個(gè)月內(nèi)無(wú)使用和購(gòu)買申請(qǐng)的物料，則可停用。由于缺乏統(tǒng)一的物料停用規(guī)則，導(dǎo)致無(wú)法停用無(wú)效物料，造成無(wú)效物料長(zhǎng)期呆滯，占用大量的存貨資金。
解決方案
第一步：物料分類重新定義
以物料自身屬性和特點(diǎn)為依據(jù)，構(gòu)建新的物料分類體系，將物料分為大、中、小三級(jí)，合并重復(fù)的物料分類，避免“其他分類”。同時(shí)為降低新的分類體系對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)的影響，將原有SRM、倉(cāng)儲(chǔ)、財(cái)務(wù)分類納入物料主數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)屬性管理范疇。
第二步：物料屬性結(jié)構(gòu)化
依據(jù)業(yè)務(wù)需求對(duì)物料的關(guān)鍵信息進(jìn)行拆分，建立生產(chǎn)材料、設(shè)備、輔材、備品備件、廢舊物資、物流物資，六大類物料的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物料信息進(jìn)行精細(xì)化管理。在主數(shù)據(jù)平臺(tái)中，由采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、財(cái)務(wù)人員通過(guò)流程驅(qū)動(dòng)的方式維護(hù)各自的屬性。
如：輔材制定的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)為：
第三步：建立主數(shù)據(jù)統(tǒng)一的編碼規(guī)則
將原有的“大類 2位+中類 2位+小類 2位+流水 5位”的11位編碼規(guī)則調(diào)整為”物料大類 2位+流水碼 6位”的8位編碼規(guī)則。采用大類+流水的方式，還可以避免因物料所屬的中類、小類調(diào)整后帶來(lái)的物料編碼與實(shí)際含義不一致問(wèn)題。
第四步：確定數(shù)據(jù)OWNER,建立主數(shù)據(jù)新增、修訂、停用規(guī)范
確定每類物料的數(shù)據(jù)owner，遵照《物料編碼申請(qǐng)及維護(hù)作業(yè)指導(dǎo)書》、《物料分類管理規(guī)范》和《物料啟停用管理流程》等規(guī)范執(zhí)行，確保數(shù)據(jù)權(quán)責(zé)清晰、保障數(shù)據(jù)質(zhì)量。某物料創(chuàng)建流程規(guī)范如下：
價(jià)值凸顯
通過(guò)主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)制定與主數(shù)據(jù)平臺(tái)落地，實(shí)現(xiàn)了物料快速賦碼、一物一碼的目標(biāo)，同時(shí)打通了研發(fā)、采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，提升了企業(yè)采購(gòu)效率，為企業(yè)降本增效、提升整體競(jìng)爭(zhēng)力奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
01 研發(fā)環(huán)節(jié):所申即所需
每個(gè)物料的電碼時(shí)間縮短3天左右，每年釋放至少5名員工的重復(fù)性體力勞動(dòng)，使其為企業(yè)創(chuàng)造更多價(jià)值。
02 采購(gòu)環(huán)節(jié): 所購(gòu)即所申
通過(guò)規(guī)范物料編碼與物料描述信息，縮短了采購(gòu)環(huán)節(jié)物料識(shí)別時(shí)間，減少采購(gòu)錯(cuò)誤，提升采購(gòu)準(zhǔn)確率至90%以上，減少成本浪費(fèi)。
03 領(lǐng)料環(huán)節(jié): 所領(lǐng)即所存
執(zhí)行統(tǒng)一的物料停用機(jī)制，有利于消耗呆滯庫(kù)存，減少庫(kù)存資金占用約10%，并提高生產(chǎn)領(lǐng)料準(zhǔn)確性。
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